Í upphafi skal endinn skoða
Í viðtali í Sóknarfæri við sérfræðinga Mannvits, þær Elísabetu Rúnarsdóttur og Jóhönnu Ástu Vilhjálmsdóttur kom fram að „Góð kostnaðaráætlun er góð byrjun, en að halda utan um raunkostnað og framvindu er nauðsynlegt til að geta skilað verkefnum á áætlun, bæði hvað varðar kostnað og tíma,“ segir Elísabet Rúnarsdóttir sérfræðingur í kostnaðargát hjá Mannviti. Í upphafi verkefnis er mikilvægt að gera kostnaðar- og tímaáætlun. Verkefni hafa ákveðið fjármagn til framkvæmda og skiptir máli að því fjármagni sé skipt rétt á verkþætti miðað við kostnaðaráætlun. Mannvit útbýr kostnaðaráætlanir úr kostnaðarbanka sem inniheldur raunupplýsingar og er því nokkuð nákvæmur. Ítarlegri kostnaðarupplýsingar fást síðan með verðfyrirspurnum og tilboðum. Breytingar frá upprunalegu verkefni geta átt sér stað sem getur leitt af sér verðbreytingar og er mikilvægt að greina á milli hvort um var að ræða ófyrirséðar breytingar eða hvort umfangi verkefnisins var breytt.
Hvað vill viðskiptavinurinn?
„Ásamt því að útbúa áætlanir í upphafi verks teljum við mikilvægt að spyrja viðskiptavininn hvað sé markmið hans með verkefninu og hvernig hann vilji að haldið sé utan um kostnað. Það er grundvallaratriði að því sé flaggað strax ef vísbendingar eru um að verkefnið sé á leið út af sporinu. Við sníðum kostnaðargátina að þörfum viðskiptavinarins og veitum ráðgjöf hvað hentar hverju einstaka verkefni,“ segir Elísabet.
Stjórnun kostnaðar í verkefnum
Mikið hefur verið fjallað um verkefni í þjóðfélaginu undanfarið sem hafa farið fram úr kostnaðaráætlun og má þá velta fyrir sér hverjar ástæðurnar séu. Var kostnaðaráætlunin ekki raunhæf, jafnvel úrelt eða var ekki fylgst nógu vel með áföllnum kostnaði jafnóðum og hann borinn saman við raunverulegan framgang verkefnisins?
Í kostnaðargátinni hjá Mannvit er haldið utan um kostnaðaráætlun, áfallinn kostnað, áætlaðan lokakostnað, unnið virði, breytingar og ekki síst hið ófyrirséða. Í verkfærakistunni okkar er m.a. forrit sem heldur utan um alla þessa þætti og hentar það fyrir lítil, miðlungs og stór verkefni.
„Við viljum að viðskiptavinir okkar séu meðvitaðir um mikilvægi þess að fylgjast náið með rekstri verksamninga og breytingum sem verða iðulega á verksamningum. Til þess höfum við réttu verkfærin“ segir Jóhanna Ásta Vilhjálmsdóttir fagstjóri innkaupa hjá Mannviti.
Mynd: Elísabet Rúnarsdóttir og Jóhanna Ásta Vilhjálmsdóttir hjá Mannviti. „Mikilvægt er að kostnaðaráætlun sé byggð á raunhæfum og nýjum upplýsingum til að kostnaðargátin sé nákvæm“.