Persónuverndarstefna Mannvits
Yfirlýsing um persónuvernd
Mannviti er umhugað um að tryggja áreiðanleika, trúnað og öryggi persónuupplýsinga sem fyrirtækið meðhöndlar. Persónuverndarstefna þessi nær til persónuupplýsinga er varða ytri hagsmunaaðila Mannvits, svo sem viðskiptavini, verktaka, tengiliði viðskiptavina og birgja, ráðgjafa og umsækjendur, hér eftir sameiginlega nefnt tengiliðir eða þín. Í persónuverndarstefnu Mannvits kemur fram í hvaða tilgangi persónuupplýsingum er safnað og hvernig farið er með slík gögn.
Persónuupplýsingar eru hvers kyns persónugreindar eða persónugreinanlegar upplýsingar, þ.e. upplýsingar sem hægt er að rekja beint eða óbeint til tiltekins einstaklings.
Persónuverndarstefnu þessari er ætlað að upplýsa þig um hvaða persónuupplýsingum félagið safnar, með hvaða hætti félagið nýtir slíkar persónuupplýsingar og hverjir fá aðgang að upplýsingunum.
Ábyrgð
Mannvit vinnur eða meðhöndlar persónuupplýsingar sem fyrirtækið safnar ýmist sem ábyrgðaraðili eða vinnsluaðili. Mannvit er ábyrgðaraðili þeirra persónuupplýsinga sem veittar eru fyrirtækinu.
Söfnun og meðferð upplýsinga
Mannvit safnar upplýsingum um viðskiptavini, birgja og aðra tengiliði sem fyrirtækinu er skylt að varðveita í samræmi við lög og reglur, samninga, samþykki hins skráða eða vegna annarra lögmætra hagsmuna félagsins.
Mannvit safnar persónupplýsingum um viðskiptavini sína í þrennskonar tilgangi; til að veita þeim aðgang að vörum og þjónustu í samræmi við ákvæði viðskiptasamninga, til að tryggja að þjónusta sé löguð að þeirra þörfum og til að miðla til þeirra upplýsingum í markaðslegum tilgangi.
Mannvit safnar einungis upplýsingum sem nauðsynlegar eru til að veita ráðgjöf eða þjónustu hverju sinni. Kjósi viðskiptavinur að veita ekki persónuupplýsingar kann það að leiða til þess að Mannvit geti ekki veitt umbeðna þjónustu.
Mannvit safnar upplýsingum frá umsækjendum í því skyni að meta hversu vel umsækjandi hentar í tiltekið starf og til að geta haft samband við umsækjanda og umsagnaraðila.
Mannvit viðheldur lista yfir viðtakendur markaðsefnis frá fyrirtækinu. Viðtakendur geta á hverjum tíma óskað eftir að vera teknir af þeim lista. Á viðburðum félagsins kunna að vera teknar myndir sem síðar eru birtar á netinu og í öðrum miðlum. Ef viðburðir okkar eru teknir upp á myndband er leitast við að upplýsa um það sérstaklega á viðburðinum sjálfum.
Persónuupplýsingar sem Mannvit vinnur um viðskiptavini, birgja og tengiliði
Mannvit safnar og varðveitir ýmsar persónuupplýsingar um viðskiptavini sína. Ólíkum persónuupplýsingum kann að vera safnað um þig eftir því hvort þú ert sjálf/ur í viðskiptum við félagið eða hvort þú komir fram fyrir hönd lögaðila í viðskiptum við félagið.
Eftirtaldar upplýsingar eru dæmi um persónuupplýsingar viðskiptavina sem unnið er með í skilningi persónuverndarlaga:
- upplýsingar um tengilið, svo sem nafn, kennitala, netfang, símanúmer og starfsheiti
- samskiptasaga og tölvupóstsamskipti
- reikningsupplýsingar, m.a. upplýsingar um virðisaukaskattsnúmer og séróskir varðandi reikningagerð;
Auk framangreindra upplýsinga kann Mannvit einnig að safna og vinna aðrar upplýsingar sem viðskiptavinir eða tengiliðir viðskiptavinar láta félaginu sjálfir í té sem og upplýsingar sem eru félaginu nauðsynlegar vegna starfsemi þess. Upplýsingarnar eru unnar fyrst og fremst til að geta efnt formlega og óformlega þjónustusamninga við viðskiptavini félagsins og til að sinna öðrum þeim skyldum sem leiða af þjónustu við viðskiptavini, en einnig fer vinnslan fram á grundvelli lögmætra hagsmuna okkar af því að tryggja að viðskiptavinir félagsins fái góða þjónustu.
Að meginstefnu aflar Mannvit persónuupplýsinga beint frá viðskiptavini eða tengilið hans. Upplýsingar kunna þó jafnframt að koma frá þriðja aðila, t.d. Credit Info, stjórnvöldum, dómstólum og öðrum þjónustuaðilum viðskiptavina.
Persónuupplýsingar sem Mannvit vinnur um umsækjendur
Eftirtaldar upplýsingar eru dæmi um persónuupplýsingar umsækjenda sem unnið er með í skilningi persónuverndarlaga:
- Grunnupplýsingar, m.a.:
- Nafn
- Kennitala
- Kyn
- Þjóðerni
- Heimili
- Símanúmer á heimili
- Farsímanúmer
- Persónulegt netfang
- Menntun
- Fyrri störf
- Aðrar upplýsingar, m.a.:
- Starfsferilsskrá
- Kynningarbréf
- Meðmælabréf
- Mynd af umsækjanda
Að meginstefnu aflar Mannvit persónuupplýsinga beint frá umsækjendum. Upplýsingar kunna þó jafnframt að koma frá þriðja aðila, t.d. þjóðskrá og vinnsluaðilum svo sem ráðningarskrifstofum.
Meðan umsókn er til í ráðningarkerfinu hjá Mannviti, geta umsækjendur ávallt skráð sig inn og uppfært þær persónuupplýsingar sem skráðar hafa verið. Umsóknum um starf og öllum persónuupplýsingum umsækjenda er eytt eftir 6 mánuði frá því að umsókn berst eða hefur verið uppfærð. Umsækjandi getur hvenær sem er sent tölvupóst á netfangið personuvernd@mannvit.is og óskað eftir að gögnum sínum sé eytt.
Miðlun persónuupplýsinga
Mannvit nýtir ekki persónuupplýsingar í öðrum tilgangi en þeim sem þær voru fengnar til. Félagið geymir ekki persónuupplýsingar lengur en nauðsynlegt þykir í samræmi við lög, reglur eða ákvæði samninga sem félagið hefur gert.
Mannvit miðlar ekki persónuupplýsingum til þriðja aðila nema að lagaheimild standi til þess, að fengnu samþykki einstaklings eða í samræmi við ákvæði samninga sem félagið hefur gert. Mannvit er heimilt að miðla persónuupplýsingum til þriðja aðila (vinnsluaðila) sem er þjónustuveitandi eða verktaki á vegum fyrirtækisins, og þá í þeim tilgangi að ljúka við verkefni eða veita viðskiptavinum þjónustu eða vöru samkvæmt samningi. Mannvit afhendir vinnsluaðilum einungis þær persónuupplýsingar sem þykja nauðsynlegar til að ná framangreindum tilgangi.
Í þeim tilfellum þegar vinnsluaðili eða annar þriðji aðili fær aðgang að persónuupplýsingum, tryggir Mannvit trúnað og að gögnum sé eytt að vinnslu lokinni. Mannvit leigir ekki eða selur persónulegar upplýsingar þínar.
Öryggi gagna
Mannvit leggur áherslu á að tryggja varðveislu persónuupplýsinga á öruggan hátt. Mannvit tryggir að viðeigandi tæknilegar og skipulagslegar öryggisráðstafanir séu gerðar til að tryggja örugga meðferð gagna hverju sinni.
Persónuverndarstefna Mannvits er endurskoðuð reglulega og stefna fyrirtækisins er að hún sé skýr og berorð um hvernig fyrirtækið safnar persónuupplýsingum og í hvaða tilgangi upplýsingarnar eru notaðar. Mannvit áskilur sér rétt til þess að breyta persónuverndarstefnunni hvenær sem er, án fyrirvara. Ný útgáfa skal auðkennd með útgáfudegi. Persónuverndarstefnu Mannvits má finna á www.mannvit.is. Allar fyrirspurnir um meðhöndlun persónuupplýsinga og persónuverndarstefnu Mannvit skal senda á netfangið personuvernd@mannvit.is.
Persónuverndarstefna Mannvits samþykkt 10. júlí 2018.